תמונות מוניות / פורטרה / תמונות גטי
הכנה למעבר משרד או עסק יכולה להיות הרבה יותר מסובכת מאשר העברת משק בית. ההכנה היא המפתח להבטיח שכל מה שנמצא ברשימה שלך שלם הוא חיוני. השתמש ברשימת בדיקה מהירה זו כמדריך כדי להעביר את החברה שלך למסלול.
קבעו מסגרת זמן ולוח זמנים
קביעת מסגרת הזמן שלך צריכה להיות הדבר הראשון שאתה עושה. קבע את התאריך בו כל הדברים צריכים להיות מחוץ לשטח המשרד, וזה התאריך האחרון שלך לצאת. ככל הנראה תזדקק למספר ימים כדי לצאת ממש, תלוי בכמה דברים שאתה צריך להעביר. עבדו לאחור מתאריך העזיבה שלכם וערכו רשימה של כל הדברים שעליכם לעשות לפני שהמשאיות יגיעו.
הקצה משימות והקימו ועדת מהלך במידת הצורך
כדאי לשכנע את הצוות מוקדם למהלך. ועדת מהלך יכולה לא רק לעזור לכם לארגן ולתכנן את המהלך, אלא גם לסייע בהקלת המעבר לשאר הצוות. בקש מהוועדה לבדוק את כל המשימות ולהקצות תפקידים לפי הצורך. ככל שהמהלך קדימה, סביר להניח שתצטרך להוסיף משימות לרשימה ולוודא גם להקצות משימות - יש יותר מדי לעשות את הכל בעצמך.
הגדר תוכנית תקשורת פנימית וחיצונית
תכנית תקשורת פנימית תבטיח לעובדים להתעדכן על התוכניות המועברות ואילו תוכנית חיצונית תעדכן את הלקוחות והספקים על פעילויותיך העסקיות במהלך המעבר, כך שתוכל לשמור על העסק שלך בפעילות במהלך המעבר.
הובלות שכירות
כמו כל מהלך, שכירת מובילים טובים לוקח זמן וצריכה להיות אחת המשימות הראשונות ברשימה שלך. בקש מאיש צוות לפתח רשימה של לפחות חמש חברות הובלות, ואז וודא שאתה בודק אותן ביסודיות לפני שאתה שוכר. קבע את התקציב, קבל הצעות מחיר והשווה בין שירותים בין חברות הובלה כדי להחליט איזה מהם יש לשכור.
שכור אריזות מקצועיות
אם התקציב המרגש שלך יכול לתמוך בהשכרת מארזים מקצועיים, עשה זאת. זה יחסוך ממך ולעובדיך את הצורך לארוז אזורים במשרד הנפוצים ולעתים קרובות את החללים הקשים ביותר לארוז ולהעביר. ניתן לבקש מהעובדים לארוז את השולחנות או המשרדים שלהם שכן זה גם מספק הזדמנות לצוות לנקות את החללים שלהם ולהיפטר מדברים שהם לא צריכים להעביר.
צור תוכנית ומערך Office חדשים
זה המקום בו ועדת המהלכים שלך תועיל באמת. תמיד קשה לעבור לחלל חדש אבל כשאתה צריך להבין לאן הכל וכולם הולכים, זה לוקח הרבה זמן. וודא שאתה יודע היכן יוצב כל רהיט וכל עובד ישב. ככל שהתוכנית מפורטת יותר, כך ייטב.
דבר עם הספקים הנוכחיים שלך
מעבר של עסק יכול להיות פירושו שינוי ספקי שירותים. בדוק את החוזים שלך ואז החלט אם תישאר עם הספקים הנוכחיים שלך או אם תסתכל על מעבר. יהיה עליכם לקבוע מה ידרש החלל החדש מבחינת קווי טלפון ותשתית רשת. שוחח עם בעל הבית והספקים החדשים שלך כדי להבטיח שאתה יודע מה צריך שטח חדש כדי שלא יהיה פער בשירות. עבור כל ציוד שאתה חוכר, פנה אל הסוחר כדי להודיע לו על המעבר וכיצד להשיג את הציוד שלהם למיקום החדש בצורה הטובה ביותר.
שמור על עובדים מעודכנים ומודעים
מהלך יכול להיות קשה לעובדים. זה יכול להיות שינוי באופן שבו הם נוסעים והאם היוממות שלהם כעת ארוכה יותר מאשר לפני המעבר. אם אתם עוברים לחלל קטן יותר, הצוות צריך לדעת כיצד יוקצו משרדים ואיך ייראה החלל החדש שלהם. יש ליידע את העובדים בכל שלב בתהליך. נסה לשמור לוח זמנים נע על לוח המודעות או במרחב משותף אחר כדי שאנשים יוכלו לראות כיצד הדברים מתקדמים ומה צפוי להם כעובדים.
