תמונות / גטי תמונות
ערימות של נייר הן כאב, וניהול מערכת הגשת בית יכול להיות גרירה. עם זאת, אתה צריך להיתקע במסמכים מסוימים מכיוון שאתה אף פעם לא יודע מתי תזדקק להם.
כמה זמן אתה צריך לשמור על מיסים, תקבולים, דפי בנק ומסמכים חשובים אחרים? כל סוג של מסמך שונה, לכן תרצה להקפיד לשמור על כל הניירת שלך מספיק זמן לפני שתפטר את המגרסה, גם אם אתה חושב שסיימת איתם.
תחזוקת מערכת תיוק ביתית מעשית
מפתח אחד ליצירת מערכת הגשה ביתית הניתנת לעבודה הוא להתחיל לקצץ בכמות הנייר שתקבל. זה באמת יכול להפחית את כמות הנייר שתצטרך לגרוס או לתייק. המשמעות היא להיפטר מדואר זבל, להירשם לחשבונות אלקטרוניים ולא לקבל פליירים, קופונים שלעולם לא תשתמש בהם, קטלוגים שלעולם לא תקרא, או שמות-נפש אחרים שאתה מרגיש שאתה צריך להיתקע בהם כשאתה מכיר אותך באמת לא.
השלב השני הוא לוודא שיש לכם מערכת ניהול דואר טובה. ככל שתטפלו בצורה יעילה יותר בדואר כשנכנס, כך לעיתים קרובות תצטרכו לבצע סשן גדול של תיוק, גריסה ומיחזור.
הקמת מערכת אלקטרונית
להיפטר מהגשת הנייר שלך על ידי הגדרת מערכת תיוק אלקטרונית יחסוך לך מקום ויפטר ממך את עומס הנייר. בימינו, מערכת הגשת אלקטרונית הגיונית מאוד מכיוון שהיא קלה מתמיד.
כדי להתחיל, אתה צריך סורק ומקום לאחסן את הקבצים שלך: מערכת תיקיות במחשב וגיבוי בענן, כמו גם כונן קשיח חיצוני. ככל שיש לך יותר גיבויים - בבית ובאתר - כך תהיה מוכן יותר לתלוש את ערימת הניירת בלי לדאוג לאבד משהו חשוב.
הגדר תיקיות כלליות לסוגים שונים של מסמכים (למשל משק בית, מיסים, רכב, תעודות לידה וכו ') אינך צריך לדייק יותר מדי את אחסון המסמכים מכיוון שמערכת הגשת אלקטרונית ניתנת לחיפוש.
לאחר מכן סרוק כל מסמך ושמור אותו בתיקיה בהתאם לתוכן. הקפד לתת לכל אחד מהם שם קובץ ייחודי כדי לתאר אותו כך שניתן יהיה למצוא אותו במהירות באמצעות פונקציית החיפוש של המחשב שלך. כמו כן, הוספת התאריך בסוף שם הקובץ יכולה לעזור לך להבדיל בין אותו סוג מסמך לתקופות זמן שונות. לדוגמה, במקום להתקשר לחשבון השירות שלך utilitystatement.pdf, שם אותו utilitystatement-Feb2019.pdf.
יש גם מספר אפליקציות שיכולות לעזור לך להקליט ולאחסן במהירות מגוון של מסמכים. רבים ניתנים לניהול באמצעות הטלפון החכם או הטאבלט, כך שתוכלו להיפטר מניירת (במיוחד קבלות) כאשר אינכם נמצאים בשום מקום בקרבת המחשב הביתי.
שמירת עותקים
עבור המסמכים החשובים ביותר שלך, מומחים ממליצים לשמור עותקים מרובים. פירוש הדבר הוא שמירת עותק אחד באחסון הענן שלך ואחר בכונן הקשיח. פירוש הדבר יכול גם לשמור עותק אחד בהגשתך האלקטרונית והעתק קשיח בכספת חסינת אש.
מסמכים לאחסון לנצח
יש לאחסן מספר מסמכים לנצח. אלה הם החשובים ביותר שתזדקק להם בכל עת בעתיד מסיבות שונות ומגוונות. הבטחת שמירתם במקום בטוח וכי עותק מאובטח יחסוך לך זמן רב בעת הצורך.
- רישומים אקדמיים: תעודות, תמלילים וכל עבודות תיק עבודות העשויות לשמש בעתיד בעת הגשת מועמדות למשרה. ניירות אימוץ תעודות טבילה תעודות לידה תעודות מתחת: יתכן ויהיה צורך לצורכי מס. רישיונות הנהג רשומות הפעלה: כל סעיפים, הסכמים, תיקי משמעת, ו ביקורות על ביצועים. רשומות רפואיותרישומים צבאייםשדות תעופה פרישה ופנסיה כרטיסי ביטחון חברתיים
מסמכים לאחסון במשך תקופה מסוימת
דמיין לעצמך שיש לך דוחות בנק ושטרות בערך לכל החיים בערימה על שולחנך. אחרי אפילו רק עשור, הערימה ההיא תהיה ככל הנראה גדולה שערורייתית. ישנם סוגים רבים של מסמכים - בעיקר כספיים - שצריך לשמור למשך פרק זמן מסוים, אך אינך צריך לאחסן לנצח. יתכן שתצטרך להתייחס אליהם לחודש או לשבוע לזמן מה, ואז הם פשוט הופכים לפיסת נייר נוספת הנמצאת סביב ויצירת העומס.
החלק המסובך הוא לדעת מתי תוכלו להיפטר מסוגי הרשומות הללו. אין תשובה טובה לכל דבר, אבל הנחיות מומלצות על סמך מה זה:
- דוחות בנק: חודש אחד דוחות: שנה לכל מס או אחריות הקשורים; יש לגרוס את כל השטרות האחרים ברגע ששולמו. שטרות כרטיסי אשראי: לגרוס מיד כשמשלמים. תקבולי שיפור בית: שמור עד למכירת הבית. רשומות השקעה: שבע שנים לאחר שסגרת את החשבון או מכרת את האבטחה חכירה: שמור עד שתעבור וקיבלת את ההפקדה שלך מבעל הבית. שיקים ותשלומי תשלום: שנה אחת, או עד שקיבלת את הצהרת ה- W-2 עבור שנת המס ההיא. קבלות מכירה: שמור עבור חיי האחריות לרכישות גדולות כמו מכשירים ואלקטרוניקה. לגבי דברים כמו מצרכים ובגדים, שמור את הקבלה רק עד שאתה יודע שזה לא יהיה צורך להחזיר סחורה. מסמכי תמורה: שבע שנים, כולל הגשתך וכל המסמכים הנלווים כמו W-2 ותעודות. רשומות רכב: שמור עד למכירת הסירה, המכונית או האופנוע.
כיצד להיפטר ממסמכים
גריסת מסמכים היא הדרך העיקרית להגן על עצמך מפני גניבת זהות. ככלל, ישנם מסמכים מסוימים שבאופן מוחלט יש לקרוס אותם. זה כולל כל מה שיש בו מספרי חשבון, תאריכי לידה, שמות נעורים, סיסמאות וקודי PIN, חתימות ומספרי ביטוח לאומי.
אם המסמכים עדיין "פעילים" - עליך לאחוז בהם להתייחסות - מקם אותם במערכת הגשת הבית שלך לפי נושא. גרוס אותם רק ברגע שהם כבר לא בשימוש.
איזה מסמכים לגרוס
כשתסיים עם המסמכים האלה וכבר לא תזדקק להם, אל תהסס לגרוס אותם:
- קבלות כספומט הצהרות בנק עותקי תעודת לידה שיקים מבוטלים ובטלים חשבונות כרטיסי אשראי דוחות אשראי רישיונות נהיגה (פג) מסמכי עבודה שיש בהם כל מידע מזהה דרכונים ויזות מבוצעים מספרי חשבון השקעות מסמכים משפטיים השקעות, מלאי ועסקי רכוש נושאים עם חתימה (חכירה, חוזים, מכתבים וכו ') תגי מזוודות תגיות מזוודות רשומות שיניים ניירות עם מספר תעודת זהות סיסמאות או מספרי PIN מספר תשלומי תשלומים יישומי כרטיסי אשראי מאושרים מראש קבלות עם בדיקת מספרי חשבונות, מספרי כרטיסי אשראי, או כל מידע מזהה אחר טפסים מסחריים תסריטים עם מידע מזהה מסלולי נסיעה כרטיסי טיסה משומשים שטרות נוחות (טלפון, גז, חשמל, מים, טלוויזיה בכבלים, אינטרנט וכו ')
כל השאר - כגון ניירת - אתה יכול פשוט למחזר. הקפד להגדיר מערכת תיוק גמישה כדי שתוכל לשמור על מסמכים אלה בסימון. כדאי גם להגיע להרגל לעבור על המסמכים המאוחסנים שלך על בסיס קבוע. נסו לעשות זאת כשאתם משלמים חשבונות, מגישים מיסים או מטפלים במשימה דומה שחוזרת על עצמה, כך שלא תשכחו והניירת שלכם תישמר על הסף.
