תמונות של פורטרה / גטי
מרבית הארגונים שיש להם יותר מקומץ אנשים צריכים אסטרטגיית תקשורת חזקה הן לתקשורת פנימית והן חיצונית. בין אם מדובר בהודעות על שינויי מדיניות, נהלים יום-יומיים או כל נושא תחת השמש, העובדים צריכים לדעת על דברים חשובים.
זה כולל גם פיתוח תוכנית למהלך משרדי ופיתוח רשימת בדיקה נעה.
בעוד שאתה עשוי לחשוב שיש כל כך הרבה צעדים לתכנון במהלך משרדי, שאין לך זמן אפילו לשקול תקשורת, אתה באמת צריך לקחת יום או יומיים כדי ליצור אסטרטגיה איתנה שתשאיר את העובדים וגם את הלקוחות שלך מודעים. מהשינויים הקרובים.
חשוב מאוד, אתה רוצה לשמור על עובדיך באופן ישיר במהלך, מכיוון שהם ככל הנראה יושפעו מהמהלך.
הודעות פנימיות מרכזיות
על הודעות המפתח לכלול תזמון, אריזה, סגירת משרדים, פריסת משרד חדשה ופרטים אודות המיקום החדש.
- ציר זמן: הקפד לרשום את כל שלבי המפתח של המהלך כך שכולם ידעו למה לצפות ומתי. הוראות אריזה: יש לספק לצוות הוראות כיצד לארוז את משרדיהם או חדרונים לצורך המעבר. זה אמור לכלול היכן ניתן להשיג חומרי אריזה, מה הם אחראים על האריזה ותאריכי יעד. הודעה מתקדמת על סגירת משרדים: במהלך המעבר, יתכן שתצטרכו לסגור את המשרד בכדי לאפשר אריזה והעברה סופיים של ציוד משרדי וריהוט. וודאו כי הצוות שלכם מודע לתאריכים אלה ואם וכיצד העסק ימשיך במהלך המעבר וכיצד הדבר ישפיע על לוח הזמנים שלהם ועל עומס העבודה שלהם. תוכנית משרדית חדשה: הצוות ירצה לדעת מוקדם כיצד ייראה החלל החדש ואיך יוקמו המשרדים. האם עדיין יהיה להם חלל משלהם או שהם יהיו עכשיו בתא או בתכנית רצפה פתוחה? הקפד ליצור דרך ליידע את הצוות כיצד סביבת העבודה שלהם עשויה להשתנות. המיקום החדש, חניה ואפשרויות נסיעה: יש לספק לצוות את כל המידע הדרוש לו על המיקום החדש, כך שיוכלו להכין את התחבורה לחלל החדש.
דרכים להעביר יעדים לצוות
יש להחליט על דרך העברת המסר לפי סוג ההודעה שהיא. לדוגמה, קו הזמן יכול להיות מועבר בקלות דרך האינטראנט של החברה שלך; ואילו סגירות משרדיות יכולות להיות מוצגות בצורה הטובה ביותר בישיבת צוות כדי להבטיח שניתן יהיה לשאול ולענות על שאלות.
- אינטראנט: עבור חברות או ארגונים שיש להם אינטראנט, לרוב זו הפלטפורמה הטובה ביותר עבור מרבית ההודעות. זה מאפשר עדכונים קלים לקבצים ומידע שיכולים להגיע לכל העובדים. ישיבות פנים-אל פנים: לא משנה מה המסר, ישיבות הצוות הן מקום טוב להכריז בהן ולאפשר לצוות את הדיון המלא. אתה יכול גם להשתמש בזמן הפגישה כדי לבדוק כיצד המידע יועבר כך שהצוות ידע שהם יתעדכנו. דוא"ל: למרות שדוא"ל קל, זה לא תמיד הדרך הטובה ביותר להעביר מידע. אינך רוצה לשלוח כל כך הרבה דוא"ל שאנשים לא יכולים למצוא את המידע כשהם זקוקים לו. אם אתה משתמש בדוא"ל, הקפד להשתמש בו רק כדי ליידע אנשים היכן הם יכולים להשיג את המידע. תיקיות נפוצות: אם אין לך אינטראנט, צור תיקיה נפוצה בכונן רשת שכל אחד יכול לגשת אליו. לוח מודעות: אתה יכול להשתמש במרחב פיזי כדי לפרסם מידע. אנשים יכולים לבדוק את זה לעתים קרובות, וזה גם מספק מקום שבו אנשים יכולים להתאסף ולדון בדאגות שלהם.
