Caiaimage / סם אדוארדס / Getty Images
דוא"ל הוא אחת הדרכים העיקריות בהן אנשים שולחים תקשורת בכתב כעת, ולא סביר שזה ישתנה אי פעם. זה קל, מהיר ואינו דורש חותמת.
חלפו הימים שבהם צריך לחכות שבוע או יותר למכתב או תגובה בדואר. אין צורך לבצע ריצות חירום לסניף הדואר בכדי לשקול את המעטפות שלך ולהרים מספיק בולים לשטרות ומכתבים. למעשה, אנשים רבים מעולם לא פנו למעטפה או שלחו מכתב באמצעות משרד הדואר האמריקני.
אימיילים הפכו לאחת הדרכים הקלות והמהירות ביותר לתקשר הן באופן אישי והן בעסקים. זה הפך לתופעה שכזו שדואר הדואר האמיץ של ארצות הברית נאבק למצוא דרכים להישאר בעסק.
אין שום הפתעה כי נימוסי הדואר האלקטרוני, המכונים לעתים קרובות Netiquette, הם נושא חם לתרבות הנוכחית. דוא"ל נשלח מדי יום על ידי חלק נרחב מהאוכלוסייה האמריקאית. מרבית העסקים משתמשים בדוא"ל כדי לתקשר עם עובדים במהלך היום. כמעט לכל בית יש לפחות מחשב אחד עם גישה לאינטרנט ובתוך אותם משקי בית נמצאים אמהות, אבות, ילדים, בני נוער ואולי אפילו סבים וסבתות, כאשר כל אלה או רובם מקבלים ושולחים דוא"ל.
אנו חיים בחברה המונעת במיקרוגל, ואף אחד לא רוצה להקדיש זמן לכתוב מכתב ארוך-שנים, למרות שהוא כל כך אינטימי ואישי. ובכל זאת, יש הרבה נסיבות בהן הדוא"ל עובד טוב יותר מדואר חילזון. להלן כמה דברים ואל תעשה לניקיון שכדאי לזכור כשאתה מחבר הערות דוא"ל.
- הכן. לפני שתתחיל להקליד דוא"ל, בין אם זה הערה ראשונית או תגובה, עליכם לשאול את עצמכם מה הדבר שתרצו להעביר. בקיצור, מה המטרה שלך לכתיבה? כשתדעו תוכלו לקרוא את הדוא"ל שהושלם לפני שתשלחו אותו כדי לוודא שהשגת את המטרה. אם זה עושה את הציון, שלח אותו; אם הטקסט מבלבל, קשה או לא ברור, אולי כדאי שתתחיל שוב. לתקשר. זכור שאתה מתקשר עם אדם אמיתי שיקבל את הדואר הזה. עם זאת בחשבון, עליך לפנות לאדם בשמו ולהיות מכבד. אם זו תגובה לדוא"ל שהתקבל, עליך להקדיש זמן להתייחס לשאלות או בקשות מוקדמות בפתק. נשמו. כולנו היינו אשמים בשלב כזה או אחר באיבוד הרצון. אם אתה מקבל דוא"ל שמכעיס או מרגיז אותך, אל תגיב בעין. סעו בכביש המהיר ותגיבו רק לאישור קבלה או הקדישו זמן לפני שתגיבו כדי שתוכלו להירגע ולהשיב בהודעה מחושבת. אתה אף פעם לא רוצה להגיב לדוא"ל (או לכל סוג אחר של תקשורת) בכעס. כאשר אנו כועסים אנו נוטים לומר (או לכתוב) דברים שאנו לא מתכוונים להם או שאיננו צריכים לומר. זכור שברגע שנשלח הדוא"ל שלך, הוא נמצא שם לנצח. היה שקוף. שורת הנושא שלך צריכה להיות ייצוג אמיתי של הסיבה שאתה פונה לנמען. השתמש בביטויים שקשורים לנושא הדואר. זה נכון בין אם אתה מחבר דוא"ל עסקי או אישי. לדוגמה, אם אתה כותב דוא"ל לאמא שלך על ביקורה בשבוע הבא, בשורת הנושא שלך אמור לקרוא משהו כמו "הביקור שלך." מחקר. אם אתה שולח דוא"ל לגורם עסקי, מתאים לך להשתמש בשם המשפחה ובכותרת שלו. בצע את המחקר ופנה נכון לנמען. נשיא החברה יכול להתייחס למר טיילור או כנשיא טיילור. בדיקת איות. השימוש בבדיקת איות חשוב כאשר אתה מתקשר בכתב. כשאתה שולח פתק מלא בשגיאות הוא מתקשר שאתה מרושל או שאתה לא שם לב לפרטים. נסה להפעיל תמיד את בדיקת האיות או להשתמש בתוכנית המתקנת אוטומטית. ואז קרא אותו שוב כדי לוודא שהמילים שרצית להשתמש לא תוקנו באופן אוטומטי למשהו שונה. הגהה. עליך לקחת את מספר השניות או הדקות הנוספות הדרושות כדי לבצע הגהה מהירה של כל דוא"ל שאתה מתכנן לשלוח. קח את הזמן הזה לערוך משפטים מביכים או להציב סימני פיסוק חסרים. צפו לטון. לפעמים כתובת דוא"ל עשויה להיות שונה מזו שהתכוונת. נימת הדוא"ל שלך חשובה מאוד והיא חשובה לא פחות מההודעה שלך. מכיוון שמדובר בתקשורת כתובה, עליך לוודא שהטון שלך נעים ושהוא ייצוג אמיתי של מה שאתה רוצה לומר. זכור כי המקבל שלך לא יכול לשמוע את הצחקוק בקולך או לראות את החיוך על הפנים שלך. אלא אם כן ברצונך להקדים הקדמה לכל מה שאתה כותב, עליך להימנע מכל שפה בהודעת הדוא"ל שעשויה להתפרש באופן שגוי בכל דרך שהיא. היה קצר ומתוק. נסה לא לכתוב רומן כשאתה שולח דוא"ל. רוב האנשים באמת לא רוצים לקרוא כל כך הרבה במייל. אם הדוא"ל בהכרח ארוך, נסה לעזור לנמען על ידי הדגשת מושגי מפתח, שימוש בנקודות תבליטים או סיכום הנושא בפיסקה הפותחת. תקשרו היטב. אתה לא רוצה לבלבל את הקורא שלך, אז קח את הזמן להיות ברור ותמציתי בכתיבתך. אם אתה שולח דוא"ל לחבר, אתה יכול להיות סתמי יותר בסגנון הכתיבה שלך. עם זאת, אם מדובר בתקשורת עסקית, השתמש בדקדוק נכון והימנע משימוש בסמלים או באמוג'ים שגורמים לך להראות פחות מקצועיים.
תקשורת בדוא"ל פופולרית מאוד. קח את הזמן לעסוק ב"כללי הזהב ", ותעבור דרך ארוכה לעבר היותך מקצוען נטיקווט מלוטש.
