תמונות FangXiaNuo / Getty
האם אתה עובד בחברה שיש לה פגישות תכופות? האם תהית אי פעם מה אתה אמור לעשות ומה נחשב להתנהגות ראויה במפגשים האלה? האם אתה חושש להשתתף בפגישות מכיוון שאתה חושש שאתה עלול לבצע פס דמוי שעלול לסכן את עמדתך או את ההזדמנויות לקידום?
בדרך כלל מנהלים, ראשי צוותים או מנהלי חברות שומרים לעצמם את הזכות ליזום פגישות עסקיות כאשר הם חשים צורך. בין אם מדובר באירועים מתוזמנים באופן קבוע ובין אם הם נקראו למטרה ספציפית, כל הנוכחים צריכים לפעול בהתאם להנחיות המתאימות לעסקים.
מנהיג
לפני הפגישה, זה חיוני לארגן את הכל כדי שלא תבזבזו את הזמן היקר של אף אחד. אתה רוצה שזה יעבור בצורה חלקה ומתוזמנת ככל האפשר, ובכל זאת, ישאיר זמן לשאלות ומשובים אם אפשר. המפתח הוא להראות כבוד לכל המעורבים.
להלן מספר הנחיות מומלצות:
- יש סדר יום כתוב עם רצף הגיוני וזמנים מציאותיים. אם הזמן והמשאבים מאפשרים, שלח עותקים לכל מי שישתתף. שלח הזמנה למשתתפים פוטנציאליים עם כמה שיותר פרטים אודות הפגישה, כולל מיקום, זמן התחלה, מה להביא ושעת סיום. התחל עם ברכה ידידותית ו תן לכולם לדעת מתי זה בסדר לשאול שאלות. יש מים בפודיום או בקדמת החדר ולגום את זה בין נושאים או כשמישהו אחר מדבר. אינך צריך לרשום את הנאום במילים, אבל אתה צריך לפחות יש נקודות קליעה בתווים שלך. אי-פעולה כזו עשויה לגרום לך לקפוץ מנושא לנושא ולאבד את המעקב אחר מה שאתה צריך לומר. זה יכול לגרום לך לבזבז זמן ולהשאיר את הנוכחים תוהים לגבי נקודת המפגש. להיות מודע לשפת הגוף של המשתתפים שלך. אם אתה רואה שאנשים מאבדים עניין, השהה ובדוק את עצמך כדי לוודא שאתה לא חוזר על מידע או מבזבז יותר מדי זמן על משהו שאינו רלוונטי. שיהיה לך כמה אנקדוטות כדי להשאיר את המפגש מעניין. עם זאת, הימנע מלספר בדיחות לא הולמות שיש בהן אפילו שמץ של סקסיזם, גזענות, או כל דבר אחר שעלול להעליב אחרים. אף פעם לא יגנוב את רעיונותיהם של אנשים אחרים וקרא להם משלך. תמיד תן קרדיט לאחרים על רעיונות ומשימות מוצלחות. אמנם זה בסדר להסתובב מעט, אל תזוז קדימה ואחורה על חזית החדר. זה גורם לך להראות עצבני. במהלך תקופת השאלה והתשובה, יש לשמור על שקט עד שהשואל יסיים לפני שהוא עונה. אם אינך מבין את השאלה, בקש ממנו לחזור עליה או להסביר עוד יותר את השאילתה. אם מישהו נראה כועס או עוין, שמור על קור רוח ובקש מאדם לדון איתך במועד מאוחר יותר. אם אפשר. עדיף שזה יהיה קצר יותר מאשר לאבד את תשומת הלב של הנוכחים.
משתתפים
כל מי שקורא לפגישה צריך להשתתף אלא אם כן הנסיבות לא מאפשרות זאת. אם ידוע לך על הפגישה מראש, שקול להקדיש זמן נוסף לטיפוח האישי שלך בכדי להראות כבוד לכל המפקחים שיגיעו. להתלבש באופן מתאים לרמה העסקית.
טיפים לנימוסי פגישה:
- אם תתבקש לשלוח הודעת אישור, עשה זאת ברגע שתיכנס לפגישה ביומן שלך. הראה בזמן. להגיע לשם כמה דקות מוקדם אם אפשר. בדוק את הטלפון הנייד וודא שהוא שקט או כבוי. לעולם אל תשלח הודעות טקסט במהלך פגישה אלא אם כן המנהיג יבקש ממך לקבל אדם ספציפי. אם מוגשות כיבוד, משקה מקובל. עם זאת, אלא אם כן כל השאר אוכלים, המתינו עד לסיום הפגישה ושתה חטיף. אם זו פגישה של ארוחת צהריים, הביאו את האוכל שלכם לשולחן ואכלו אותו בשקט ככל האפשר ובלי שתשימו לב לעצמכם. צ'אט או החלף הערות עם משתתפים אחרים. זה מאוד משבש ויכול ליצור רושם שאתה לא לוקח את המשרה שלך ברצינות מספיק כדי לשים לב למה שנדון. אם אתה נקרא, השב ישירות ככל האפשר. כשאתה לא יודע את התשובה, התנצל והיה כנה. אין תשובה טובה מהנכונה. לאחר הפגישה, תודה לדובר. אל תשהה בחדר הישיבות יותר מהנדרש. הניתוק יגרום לך להראות סרק, ואתה לא רוצה שהבוס יחשוב שאתה משתמש בפגישה כדי להתנער מחובותיך.
פגישות במסעדה
לפעמים נקרא מפגש צהריים, והוא עשוי להתקיים במסעדה. למרות שזה לא נמצא מהמשרד, זכור שאתה עדיין בעבודה.
טיפים נוספים לפגישה לפגישות במסעדה:
- לעולם אל תשכח את נימוסי השולחן שלך. טפל בתקלות בזמן הארוחה בחן ובנימוסים טובים. השתמש בכלי עבודה נאותים. אם יש ספק איזה מזלג עובר עם כל קורס, עקוב אחר האדם המוביל את המפגש. אם אתה במסעדת מזנון, הכיר נימוסים נכונים לעזרת עצמך. עוקב אחר הנחיות נכונות לאכילת אוכל אצבעות.
